Procedura tworzenia i rozliczania umów cywilnoprawnych
01
Celem zainicjowania procedury tworzenia umów cywilnoprawnych konieczne jest dostarczenie prawidłowo wypełnionego wniosku o zawarcie umowy wraz z wymaganymi załącznikami do Biura Projektów.
02
Formularze wniosków o zawarcie umowy, kwestionariusz osobowy oraz oświadczenie ZUS znajdują się na stronie internetowej Biura Projektów https://www.ignatianum.edu.pl/formularze/169
03
We wniosku o zawarcie umowy należy: ➔ wskazać datę wystawienia wniosku, ➔ oznaczyć stronę/-y umowy (imię i nazwisko lub nazwę, firmę), ➔ wskazać kwotę brutto należną stronie/-om umowy z tytułu wykonania przedmiotu umowy, ➔ wskazać kwotę brutto brutto, ➔ zwięźle uzasadnić kwotę umowy (kalkulacja kwoty), ➔ wskazać okres trwania umowy od… do…., ➔ określić przedmiot umowy (np. przygotowanie recenzji artykułu pt: ….autorstwa…. ; korekta stylistyczna, gramatyczna artykułu pt;………. autorstwa …………. napisanego w języku ……….; tłumaczenie materiałów naukowych z języka …. na język………….), ➔ oznaczyć źródło finansowania (w przypadku, gdy wykonanie umowy jest finansowane ze środków projektowych, konieczne jest dodatkowo podanie pozycji z budżetu realizacji projektu), ➔ wskazać, czy umowa jest umową autorską, czy nieautorską.
04
Do prawidłowo wypełnionego wniosku o zawarcie umowy należy dołączyć: ➔ rozpatrzony przez Biuro Zamówień Publicznych wniosek BZP wraz z nadanym numerem, jeżeli w danym przypadku złożenie tego wniosku przed zainicjowaniem procedury tworzenia umów cywilnoprawnych było konieczne (zob. ZARZĄDZENIE Nr 73/2018/2019 Rektora Uniwersytetu Ignatianum w Krakowie z dnia 9 sierpnia 2019 r. w sprawie stosowania w Uniwersytecie Ignatianum ustawy Prawo zamówień publicznych oraz Regulamin udzielania zamówień publicznych w Uniwersytecie Ignatianum w Krakowie), ➔ wypełniony kwestionariusz osobowy (uwaga: inny dla cudzoziemca, inny dla obywatela Polski), ➔ w przypadku umowy zlecenia – oświadczenie ZUS.
05
Wniosek o zawarcie umowy powinien być podpisany przez upoważnioną/e do tego osobę/y.
06
Wniosek o zawarcie umowy powinien być złożony do Biura Projektów najpóźniej na 7 dni przed terminem wskazanym jako termin rozpoczęcia wykonywania umowy.
07
Umowa zostanie przygotowana po dostarczeniu kompletnej dokumentacji do Biura Projektów, a następnie przekazana do podpisu przez strony umowy.
08
Wniosek o zawarcie umowy wraz z Kwestionariuszem osobowym oraz oświadczenie ZUS (w przypadku umowy zlecenia) zostają niezwłocznie przekazane do Działu Kadr, celem zgłoszenia umowy do ZUS. Nie ma możliwości zgłoszenia umowy do ZUS z datą wsteczną w stosunku do daty dostarczenia wniosku.
09
Rachunki do umów, wraz z protokołem odbioru lub kartą czasu pracy z kompletem podpisów dostarczone do Biura Projektów do 5 dnia miesiąca następującego po miesiącu wykonywania pracy/ dzieł/zlecenia zostają wypłacone w 20 dniu miesiąca następującego po miesiącu wykonywania pracy/dzieł/zlecenia. Dokumenty dostarczone w terminie późniejszym przechodzą do wypłaty w kolejnym miesiącu.
10
Wypłata wynagrodzenia zależna jest od terminu w jakim podpisana dokumentacja powróci do Biura Projektów.
11
Podpisana umowa wraz z rachunkiem oraz protokołem odbioru dzieła/pracy lub kartą czasu pracy zostanie przekazana do Działu Kadr, który archiwizuje umowy wraz z załącznikami (poza rachunkiem).
12
Dział Kadr przekazuje rachunek do Działu Księgowo-Finansowego do zapłaty, zaksięgowania oraz zarchiwizowania.
