Faktura płatna ze środków Uniwersytetu Ignatianum w Krakowie musi być wystawiona dla: Uniwersytet Ignatianum w Krakowie; ul. Mikołaja Kopernika 26, 31-501 Kraków; NIP 676 168 7491
02
Do Biura Projektów przyjmowane są faktury (opłacone lub do zapłaty) finansowane z następujących źródeł: ➔ subwencji na naukę (przyznanych na konkretne zadania badawcze w ramach Wydziału Filozoficznego oraz Wydziału Pedagogicznego UIK), ➔ środków finansowych projektów obsługiwanych przez Biuro Projektów.
03
Do przekazywanej faktury należy dołączyć informację o numerze zadania badawczego lub numerze projektu wraz z pozycją budżetu, z której faktura ma być zapłacona (karteczka samoprzylepna lub numer wpisany ołówkiem).
04
Osoba składająca fakturę jest zobowiązana dołączyć do faktury rozpatrzony przez Biuro Zamówień Publicznych wniosek o udzielenie zamówienia publicznego, jeśli złożenie tego wniosku do Biura Zamówień Publicznych przed dokonaniem zakupu objętego fakturą było w danym przypadku wymagane (zob. ZARZĄDZENIE Rektora Uniwersytetu Ignatianum w Krakowie w sprawie stosowania w Uniwersytecie Ignatianum ustawy Prawo zamówień publicznych oraz Regulamin udzielania zamówień publicznych w Uniwersytecie Ignatianum w Krakowie).
05
Faktura bez dołączonego do niej wymaganego Zarządzeniem wniosku, o którym mowa w pkt 4, NIE ZOSTANIE PRZYJĘTA przez Biuro Projektów do opisu i zatwierdzenia pod względem formalnym i rachunkowym.
06
W przypadku, gdy faktura została opłacona z własnych środków przez osobę realizującą zadanie projektowe lub finansowane ze środków subwencji na naukę, osoba ta jest zobowiązana do złożenia oświadczenia na odwrocie faktury, że pokryła koszt z własnych środków z prośbą o jego zwrot oraz podania numeru rachunku płatniczego, na który powinien nastąpić zwrot wydatkowanej przez nią kwoty. Pod oświadczeniem tym osoba ta powinna złożyć własnoręczny podpis wraz ze wskazaniem daty złożenia faktury w Biurze Projektów. Osoba przyjmująca delegację do rozliczenia sprawdza prawdziwość oświadczenia dotyczącego daty złożenia faktury do Biura Projektów, przybijając pieczątkę: „data wpływu” lub czyniąc odpowiednią adnotację.
07
Na fakturze/rachunku za zakupione książki tymczasowy ich Użytkownik składa podpis pod oświadczeniem o ich zwrocie do Uczelni po zakończeniu realizacji zadania badawczego/ projektu.
08
Po opisaniu faktury i jej zatwierdzeniu pod względem formalnym i rachunkowym przez Biuro Projektów zostaje ona przekazana do zatwierdzenia pod względem merytorycznym przez właściwą w tym zakresie osobę (Dziekana, Kierownika projektu lub inną upoważnioną osobę).
09
Po zatwierdzeniu faktury pod względem merytorycznym zostaje ona przekazana do Działu Księgowo-Finansowego do zapłaty, zaksięgowania i zarchiwizowania na czas określony w umowie o dofinansowanie projektu.
10
Faktury wystawione na Uniwersytet Ignatianum za poniesione koszty na rzecz Uczelni należy rozliczyć w Dziale Księgowo-Finansowym do końca danego miesiąca, w którym nastąpił zakup. Dlatego też muszą być one doręczone z odpowiednim wyprzedzeniem do Biura Projektów celem ich opisania, a następnie uzyskania zatwierdzenia pod względem merytorycznym.
