Pracownik UIK planujący wyjazd służbowy finansowany ze środków subwencji na naukę albo ze środków projektowych powinien złożyć w Biurze Projektów podanie w sprawie delegacji podpisane przez dysponenta środków finansowych (Dziekana, Kierownika Projektu, Rektora UIK). Na podaniu powinno być wskazane źródło, z którego wyjazd służbowy ma zostać sfinansowany (numer zadania statutowego, numer projektu oraz pozycja w budżecie).
02
Przy podejmowaniu decyzji o wyborze środka transportu należy stosować zasadę gospodarności i optymalizacji kosztów (czyli w miarę możliwości należy wybrać najtańszy środek transportu przy uwzględnieniu optymalnego czasu jazdy).
03
W przypadku, gdy wyjazd służbowy ma być realizowany z wykorzystaniem samochodu prywatnego, wnioskodawca powinien dołączyć do podania w sprawie delegacji zgodę Ojca Rektora na używanie samochodu prywatnego do celów służbowych.
04
Po weryfikacji przez Pracownika Biura Projektów, czy wyjazd służbowy może być sfinansowany ze wskazanego przez wnioskodawcę źródła, wystawiane jest polecenie wyjazdu służbowego, jeśli środki pochodzące z tego źródła na to pozwalają.
05
Po powrocie z wyjazdu służbowego osoba delegowana powinna niezwłocznie (nie później jednak niż do 5 dni po powrocie z wyjazdu służbowego) złożyć w Biurze Projektów polecenie wyjazdu służbowego z potwierdzeniem uczestnictwa w konferencji, szkoleniu, kwerendzie itp. przez jednostkę przyjmującą (na blankiecie polecenia wyjazdu służbowego albo w postaci odrębnego certyfikatu lub zaświadczenia), udokumentowanym podpisem osoby upoważnionej oraz pieczątką.
06
Na odwrocie blankietu polecenia wyjazdu służbowego, osoba delegowana powinna wskazać godzinę rozpoczęcia i zakończenia wyjazdu służbowego wraz ze wskazaniem środka transportu, z którego korzystała oraz poniesionych w związku z tym kosztów. Dodatkowo powinna złożyć oświadczenie dotyczące korzystania z komunikacji miejskiej, zapewnienia przez jednostkę przyjmującą wyżywienia (ze wskazaniem rodzaju {śniadanie, obiad, kolacja}, a także liczby zapewnionych posiłków dla każdego rodzaju odrębnie) oraz noclegu. Powinna też wskazać rachunek płatniczy, na który powinien nastąpić – jeśli będzie należny – zwrot kwoty z tytułu rozliczenia delegacji służbowej.
07
W przypadku gdy osoba delegowana pobrała zaliczkę na delegację służbową, informację o tym wraz z podaniem kwoty zaliczki, należy zamieścić na odwrocie blankietu polecenia wyjazdu służbowego w przeznaczonym na to miejscu.
08
Rubryki: Ryczałty za dojazdy, Razem przejazdy, dojazdy, Diety, Noclegi wg rachunków, Noclegi-ryczałt, Inne wydatki według załączników wypełnia pracownik Biura Projektów (nie osoba delegowana).
09
Pod oświadczeniami i informacjami składanymi przez osobę delegowaną na poleceniu wyjazdu służbowego, osoba ta powinna złożyć własnoręczny podpis oraz podać datę złożenia delegacji do rozliczenia w Biurze Projektów. Osoba przyjmująca delegację do rozliczenia sprawdza prawdziwość oświadczenia dotyczącego daty złożenia polecenia wyjazdu służbowego do Biura Projektów, przybijając pieczątkę: „data wpływu” lub czyniąc odpowiednią adnotację.
10
Jeżeli osoba delegowana posiada dokumenty poświadczające, że pokryła koszty wyjazdu służbowego z własnych środków (np. faktury za nocleg, bilety kolejowe), powinna dołączyć je jako załączniki do polecenia wyjazdu służbowego przeznaczonego do rozliczenia.
11
Wszystkie wydatki fakturowane muszą być wystawione na UIK (nie na pracownika).
12
Faktura za nocleg powinna zawierać nazwisko osoby korzystającej z noclegu i daty noclegu.
13
Na odwrocie faktury za nocleg należy umieścić odręczną informację wraz z podpisem delegowanego, czy nocleg był ze śniadaniem.
14
Dokumenty (faktury za nocleg, bilety, itd.) zawsze powinny dotyczyć tylko osoby delegowanej (należy unikać zbiorczych faktur za noclegi kilku osób w jednym hotelu, zbiorczych biletów PKP, itd.). W przypadku zgubienia faktury, należy wystąpić o duplikat, a w przypadku zgubienia biletu, napisać oświadczenie o jego zgubieniu ze wskazaniem kwoty kosztu biletu, do którego należy załączyć wydruk ceny porównawczej tego biletu lub inny dokument.
15
Jeżeli jakiś wydatek w walucie obcej został zapłacony własną (prywatną) kartą kredytową lub płatniczą, należy załączyć potwierdzenie zapłaty lub wyciąg (fragment wyciągu) potwierdzający po jakim kursie nastąpiła zapłata z karty pracownika.
16
Po przyjęciu kompletu dokumentów, pracownik Biura Projektów rozlicza krajową delegację służbową, a następnie przekazuje ją do Działu Księgowo-Finansowego celem weryfikacji oraz zwrotu należnej kwoty osobie delegowanej. W przypadku zagranicznej delegacji służbowej pracownik Biura Projektów przekazuje komplet dokumentów do działu Księgowo-Finansowego, którego pracownik dokonuje rozliczenia tej delegacji.
17
Uchybienie terminowi, o którym mowa w pkt 5, skutkuje brakiem możliwości rozliczenia delegacji.
